Come spesso capita e non solo per il Quality Management, l’analisi di progetti di investimento che comportino acquisti di prodotti informatici (software e hardware), servizi di fornitori e cambiamenti nei processi interni può diventare lunga e laboriosa per diversi motivi:
- La concorrenza con altri progetti interni e l’allocazione di budget ad altri obiettivi
- Il peso organizzativo e personale che i Manager fanno valere nelle discussioni sui “loro” progetti
- La mancanza di una chiara visibilità di quanto sia la resa effettiva degli investimenti in discussione.
Almeno questo ultimo aspetto sarà sempre più facile per chi decida di portare all’attenzione della propria Direzione un tema di investimento in ambito Quality Management.
Investire nella gestione della qualità, infatti, è una fonte praticamente inesauribile di vantaggi economici e finanziari per le aziende che decidono di farlo e che lo fanno con i leader del mercato come Blulink ed i prodotti come Software Quarta.
Quanto rende investire in Quality Management
I vantaggi economici in termini di risparmi per organizzazioni di medie dimensioni (da 50 a 500 addetti) si possono infatti rappresentare sempre nell’ordine delle centinaia di migliaia di euro e si possono realizzare già nel primo anno dopo il completamento del progetto, con una media di raggiungimento del “payback” che è di norma al di sotto dei dodici mesi.
Le fonti più importanti di risparmi sono da ricercare nei seguenti capitoli di efficienza ed efficacia, di cui riportiamo altresì il peso relativo che siamo soliti osservare nei progetti relativi al Software Quarta.
Automazione dei processi: la fonte più importante di benefici
I vantaggi economici più importanti vengono sempre dall’automazione di processi che senza un adeguato livello di automazione del Quality Management risultano inefficaci. Gli esempi più importanti sono relativi ai processi di gestione delle deviazioni nella qualità dei prodotti, ai processi di gestione dei reclami, ai processi di Audit così come ai processi di gestione delle Quality Issue e dei processi CAPA (Corrective Actions Preventive Actions). Ci sono due fonti di vantaggio economico nell’automatizzare questi processi:
– il tempo speso dagli addetti ogni anni per gestire processi non automatizzati, nel raccogliere documenti, creare fogli di riepilogo, gestire il processo stesso
– la eliminazione o la riduzione delle perdite legate alla non qualità delle produzioni.
Gestione documentale del Quality Management
La gestione documentale, appena accennata nel paragrafo precedente, è il secondo maggiore beneficio che si ottiene nel mettere in atto processi informatici ed automatizzati nel Quality Management. Infatti si può calcolare come sia la gestione dei nuovi documenti relativi ai flussi della Qualità sia l’archiviazione ed il ritrovamento di documenti già creati quando servano siano una delle fonti più importanti di perdita di tempo e di effettuazione di attività non strettamente necessarie come la condivisione via email, la firma fisica di documenti approvabili tramite workflow, la discussione collettiva in riunioni di temi che possono invece essere soggetti ad una veloce analisi asincrona tramite strumenti digitali.
Gestione della formazione
Un aspetto da non tenere in secondo piano quando si parla di benefici della Qualità e dei processi di Quality Management è la gestione della formazione degli addetti alla Qualità stessa e alla Produzione. Senza processi automatizzati, infatti non solo è più difficile formare gli addetti alla gestione di tali processi, visto che tutti i materiali dovranno essere di fatto scritti ex novo ed essere basati su processi manuali e cartacei, ma è anche molto più difficile individuare i bisogni di ulteriore formazione e l’efficacia della formazione stessa, in mancanza di un punto di riferimento oggettivo rappresentato dal processo automatizzato.
Ecco dunque che la Qualità ed il Quality Management possono essere delle vere e proprie fonti di denaro per le aziende di produzione, se si accetta la sfida di un anno di payback e si utilizzano gli strumenti utilizzati dalle aziende leader nel mondo come i prodotti Blulink e in particolare il Software Quarta.
Per commenti e maggiori informazioni….
